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Besoin d'aide

Premières manipulations

Se connecter à l'intranet

Le site web propose dans sa colonne de droite un formulaire d'authentification.

L'identifiant correspond au nom de famille de l'utilisateur, le mot de passe est initialisé avec le numéro de dossier du membre. Il est possible, une fois connecté de modifier ce mot de passe.

  • Si l'on ne connait pas son numéro de dossier
    Le lien ‘Mot de passe oublié ?' du formulaire d'authentification permet de recevoir son mot de passe par email. Si l'adresse email n'est pas reconnue, le lien ‘Demander un accès' permet de contacter les administrateurs du site.

 

Modifier et alimenter son profil, son mot de passe, ses alertes email

Une fois connecté, le lien ‘Modifier mon profil' du bloc d'authentification ouvre la page qui permet d'alimenter et mettre à jour les données de son compte.

Cette page contient trois formulaires.

  • Modifier et alimenter son profil (pour l'annuaire)
    Le formulaire ‘Mes informations' de la page permet de modifier et d'alimenter les données déjà connues par le CNCCEF.
    Ces données sont diffusées dans l'annuaire de l'intranet à l'ensemble des membres du CNCCEF, mais restent confidentielles et inaccessibles au grand public.
    L'insertion et la modification d'une photo est immédiate, la mise à jour des autres informations nécessite un délai d'intervention qui peut prendre plusieurs jours.
  • Modifier son mot de passe
    Le dernier formulaire de la page permet de modifier son mot de passe. La modification est instantanée.
  • Paramétrer ses alertes emails
    Le formulaire ‘Mes alertes intranet CCE' contient la liste des alertes emails que l'on peut associer au compte.

    Exemple :

Si les cases de la première ligne ‘Intranet CCE' sont cochées, l'utilisateur recevra une notification par email à chaque fois qu'un nouvel élément sera publié sur l'intranet global du CNCCEF.
Les lignes suivantes listent les espaces de travail de l'utilisateur. Chacun de ces espaces privés contient une ou plusieurs fonctionnalités. L'utilisateur peut, en cochant les cases associées, suivre par email l'activité qui a lieu dans chacune des fonctionnalités proposées.

 

Découvrir les fonctionnalités de l'intranet

On accède aux données sécurisées en utilisant les menus qui s'affichent sur fond rouge dans la colonne de droite. Les experts extérieurs ont accès à leurs espaces de travail mais ne peuvent pas consulter les données de l'intranet. Ils ne disposent donc pas du bloc ‘Mes outils'.

  • Mes outils
    Les outils ‘Agenda' et ‘Documents et publications' contiennent les éléments diffusés sur le site web ainsi que les évènements et publications réservés aux membres.
    L'annuaire contient, comme sur le site internet, la liste des membres. Il permet, en plus, de consulter les profils complets des CCE (en cliquant sur leurs noms dans la liste des résultats).
    L'espace presse contient pour sa part les communiqués et dossiers proposés sur le site web ainsi que les revues de presse réservées aux membres.
  • Mes espaces de travail
    Une fois connecté, le bloc « Mes espaces de travail » affiche la liste des espaces de travail de l'utilisateur, il suffit de cliquer l'un d'entre eux pour consulter les contenus associés.
    Le lien ‘Voir tous les espaces de travail' ouvre la page qui liste l'ensemble des espaces de travail existants. En cliquant sur le nom de l'un d'entre eux, on arrive aussi sur l'espace associé.
    Par ailleurs, le lien ‘Accédez à votre tableau de bord' du bloc d'authentification propose une vue qui rassemble ce qu'il s'est récemment passé sur l'ensemble des espaces de travail auxquels on est inscrit.

 

S'inscrire à un espace de travail

Le lien ‘Tous les espaces de travail' de la colonne de droite ouvre la page qui liste l'ensemble des espaces de travail existants.

Certains d'entre eux, sur fond gris, sont privés (les membres ne peuvent pas s'y inscrire sans autorisation), d'autres, plus rares, sont publics (tous les membres peuvent s'y inscrire, la validation est automatique).

  • Demander de s'inscrire à un espace privé
    Le lien situé en haut de la page vous envoie vers un formulaire à remplir. Attention! l'inscription à un espace de travail n'est possible que sous certaines conditions. Il est important de bien lire les conditions d'inscription avant de remplir le formulaire.

 

 

  • S'inscrire à un espace public

 

 

 

Les espaces publics présentent en haut à droite de leur libellé des icônes ‘+' ou ‘-' qui permettent de s'inscrire ou de se désinscrire en un simple clic.

 

Découvrir les fonctionnalités d'un espace de travail

Un espace de travail rassemble des contenus et des fonctionnalités réservés aux utilisateurs de cet espace, autrement dit, aux membres du groupe de travail (CCE, experts extérieurs ou membres de l'équipe permanente).

Certains espaces de travail sont privés (les membres ne peuvent pas s'y inscrire sans autorisation), d'autres, plus rares, sont publics (tous les membres qui le souhaitent peuvent s'y inscrire, la validation est automatique).

Un espace de travail propose à ses membres au moins l'une de ces quatre fonctionnalités :
- Agenda, évènements diffusés aux membres du groupe
- Documents et publications, documents partagés par les membres du groupe
- Articles, contenus participatifs créés en ligne par les membres du groupe de travail
- Forum, échange de messages, de discussions entre les membres du groupe

La page d'accueil des espaces de travail permet de voir immédiatement les fonctionnalités proposées.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Remarque :
Les évènements et les publications sont modérés avant d'être publiés sur l'espace de travail alors que les articles et les sujets de discussion créés par les membres sont immédiatement diffusés.

 

Liens entre les données des espaces de travail, de l'intranet et du site internet

Les données d'un espace de travail ne peuvent être consultées que par les membres du groupe de travail. Les modérateurs du groupe de travail peuvent toutefois demander de diffuser plus largement un évènement ou une publication.
Les membres de l'équipe permanente acceptent la demande avant de diffuser l'information sur le site internet et/ou l'intranet.

Agenda des espaces de travail

 

Les membres et les experts extérieurs d'un groupe de travail peuvent proposer un évènement à l'ensemble du groupe. Les modérateurs de l'espace de travail doivent accepter la proposition avant que celle-ci soit effectivement publiée.

Les modérateurs peuvent proposer de diffuser l'évènement sur le site internet ou/et intranet.

L'utilisateur qui a créé un évènement peut à tout moment le modifier ou le supprimer. Le modérateur devra valider les modifications.

 

Consulter un évènement

La description d'un évènement est précisée dans la fiche détaillée de l'évènement.
Il est donc nécessaire, lorsque l'on consulte la liste des évènements de cliquer sur les titres ou les liens ‘Lire la suite' afin de consulter l'ensemble des informations disponibles.

 

 

 

 

 

 

Remarque :
Si, dans cette liste, un texte rouge indique ‘Période de publication à venir ou dépassée' ou si le fond de l'évènement que l'on a déposé est rose, les autres membres du groupe de travail ne peuvent pas le voir. Dans le premier cas parce que les dates de mise en ligne ne sont pas d'actualités, dans le second cas parce que le modérateur du groupe de travail n'a pas encore validé l'évènement.

 

 

 

 

 

 

 

 

Cliquez ici pour accéder à l'agenda

 

Proposer/paramétrer un évènement

Les liens ‘Proposer un évènement' que l'on trouve sur l'espace de travail ouvrent le formulaire de création de l'évènement.

Ce formulaire propose en plus des données attendues :
- d'associer une inscription en ligne à l'évènement
- d'indiquer que les frais de participation peuvent être payés en ligne
- de joindre des ressources liées à l'évènement
- de paramétrer les dates de publication de l'évènement

 

  • Evènement avec inscription en ligne
    Si l'option ‘Inscription en ligne' est choisie, les utilisateurs pourront s'inscrire à l'évènement en cliquant sur un simple lien :

 

Le dépositaire pourra récupérer la liste des inscrits dans la fiche détaillée de l'évènement : le lien ‘Exporter les participants (N)' permet de récupérer la liste des N inscrits dans un fichier.csv.

 

 

  • Evènement avec paiement en ligne
    Si des frais de participation sont associés à un évènement organisé par le CNCCEF, une information préviendra l'utilisateur qu'il peut les payer en ligne.

 

A noter : le montant de la participation doit être indiqué dans la description de l'évènement.

  • Ressources associées à l'évènement
    La partie ‘Ressources associées' du formulaire permet de joindre :
    - des documents de l'espace de travail
    - des documents à télécharger
    - des sujets de discussion du forum de l'espace de travail
    - des articles de l'espace de travail
    - des liens externes vers un site web. On peut par exemple, insérer un lien vers le site du ministère des affaires étrangères en indiquant le libellé ‘Quai d'Orsay' et l'adresse ‘www.diplomatie.gouv.fr'.
  • Dates de publication de l'évènement
    Les dates de publication permettent de paramétrer la période pendant laquelle les informations seront en ligne, à ne pas confondre avec les dates de l'évènement.
    Penser à enregistrer le formulaire avant de quitter la page :

L'évènement enregistré ne sera publié qu'après la validation d'un modérateur de l'espace de travail, l'utilisateur qui a créé l'évènement pourra toutefois le modifier ou le supprimer.
Les modifications devront à nouveau être validées pour être prises en compte.

 

Modifier/supprimer un évènement

Le dépositaire d'un évènement trouvera les liens ‘Modifier cet évènement' et ‘Supprimer cet évènement' dans la fiche détaillée de l'évènement :

 

Documents et publications des espaces de travail

La gestion des documents partagés fonctionne sur le même principe que l'agenda :

Les membres et les experts extérieurs d'un groupe de travail peuvent proposer un document à l'ensemble du groupe. Les modérateurs de l'espace de travail doivent accepter la proposition avant que celle-ci soit effectivement publiée.

Les modérateurs peuvent proposer de diffuser le document sur le site internet ou/et intranet.

L'utilisateur qui a déposé un document peut à tout moment le modifier ou le supprimer. Les modifications devront être validées par le modérateur.

 

Consulter un document

Les auteurs et résumés des documents sont déjà visibles dans les listes. La fiche détaillée du document, accessible en cliquant sur le titre affiche, en plus, la liste des évènements qui font référence au document.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Remarque :
Dans cette liste, un document que l'on a déposé peut s'afficher sur fond rose. Cela indique que sa publication n'a pas encore été validée par le modérateur de l'espace de travail ; les autres membres du groupe n'y ont donc pas encore accès :

 

 

 

 

 

 

 

 

Cliquez ici pour accéder aux documents

 

Proposer/déposer un document

Les liens ‘Déposer un document' que l'on trouve sur l'espace de travail ouvrent le formulaire qui permet de proposer un document.

Les informations enregistrées ne seront publiées qu'après la validation d'un modérateur de l'espace de travail.
L'utilisateur qui a déposé le document pourra toutefois le modifier ou le supprimer.
Les modifications devront être validées pour être prises en compte.

 

Modifier/supprimer un document

Le dépositaire d'un document trouvera les liens ‘Modifier cette évènement' et ‘Supprimer cet évènement' dans la fiche détaillée du document.

Articles des espaces de travail

Principe
Tous les membres et experts extérieurs d'un espace de travail peuvent créer des articles. Ces articles sont automatiquement et directement publiés sur l'espace de travail.
Si l'article n'a pas été clôturé, l'ensemble des membres du groupe peuvent intervenir pour le modifier, on a donc affaire à un article ‘participatif', en cours de rédaction par l'ensemble du groupe de travail.
Les modérateurs et le dépositaire de l'article peuvent décider de le clôturer ou de le supprimer.

 

Créer un article

Les liens ‘Rédiger un article' que l'on trouve sur l'espace de travail ouvrent le formulaire de création d'un l'article.

Une fois créé, l'article se retrouve automatiquement à l'état ‘En rédaction' : tous les membres de l'espace de travail peuvent le modifier. Seul le dépositaire et les modérateurs peuvent le clôturer ou le supprimer.

 

Consulter un article, participer à sa rédaction

La liste des articles permet d'identifier les articles en cours de rédaction (l'icône 'Editer' est disponible sur les articles ‘En rédaction').

 

Les titres permettent d'accéder aux fiches détaillées des articles.
Si un membre du groupe de travail est déjà en train d'intervenir sur l'article, celui-ci sera verrouillé :

Dans le cas contraire, un éditeur permet de modifier le contenu de l'article :

 

  • Clôturer/supprimer un article

Le dépositaire d'un article trouvera les liens ‘Clôturer' et ‘Supprimer' dans la fiche détaillée de l'article.

 

 

Attention : un sujet de discussion clôturé ne peut plus être modifié.

Forums de discussion des espaces de travail

Principe

Tous les membres de l'espace de travail peuvent déposer des sujets de discussion sur le forum, ils peuvent aussi répondre aux sujets déposés. Les messages sont directement publiés, les modérateurs peuvent toutefois intervenir pour corriger l'un d'entre eux.

 

Consulter les sujets de discussion du forum

La liste des sujets de discussion affiche le sujet ainsi que le nombre de réponses. Les liens sur les titres et sur les boutons ‘Visualiser'/'Participer' permettent de consulter l'ensemble des interventions. ‘Visualiser' n'est utilisé que pour les sujets de discussion archivés (discussions closes).

 

Créer un sujet de discussion, participer à un sujet existant

Les boutons ‘Créer un sujet de discussion', et les boutons ‘Participer' de la page d'un sujet de discussion, ouvrent les formulaires qui permettent d'écrire un message sur le forum.
Ce formulaire propose un champ de saisi pour le texte principal mais aussi un certain nombre de ressources que l'on peut associer au message :
- des documents de l'espace de travail
- des documents à télécharger
- des articles de l'espace de travail
- des évènements de l'espace de travail

 

Supprimer/archiver une contribution

Le dépositaire d'un sujet peut à tout moment le modifier. Il trouvera le lien d'édition :

 

Le dépositaire d'une réponse peut à tout moment la supprimer.Il trouvera à coté de chacune de ses réponses le lien adapté :